فرآیند پیگیری سرنخ: از تماس تا مراجعه

مراحل انجام کار

1. 1

   سرنخ را همان زمان ثبت کنید

   نام، راه تماس و علت مراجعه را در حین یا بلافاصله پس از گفتگو وارد کنید. ثبت آخر شیفت معمولاً منبع تماس و جزئیاتی را که روی پیگیری اثر دارد حذف می‌کند.

2. 2

   منبع و نتیجه را استاندارد انتخاب کنید

   منبع آشنایی فقط یک فیلد گزارش نیست؛ به مدیر نشان می‌دهد کدام کانال مراجعه می‌سازد. گزینه‌های مشابه و مبهم مانند «سایر» را به حداقل برسانید.

3. 3

   اقدام بعدی را قابل‌اجرا بنویسید

   به‌جای «پیگیری شود»، زمان، مسئول و موضوع تماس بعدی را ثبت کنید؛ مثلاً «پذیرش، سه‌شنبه، ارسال زمان مشاوره».

4. 4

   هنگام مراجعه تبدیل کنید

   وقتی متقاضی آماده ادامه مسیر است، او را به بیمار تبدیل کنید تا اطلاعات اولیه دوباره وارد نشود و کار در پرونده ادامه پیدا کند.