انتقال اطلاعات از دفتر، اکسل یا نرم‌افزار قبلی

قبل از انتقال

برای شروع، تاریخ قطع دفتر قبلی، مسئول کنترل و دامنه انتقال را مشخص کنید. فهرست هویت بیماران، پرونده‌های باز، خدمات جاری، دریافت‌های ثبت‌شده، مانده بدهی، اقساط، امانت‌ها، موجودی انبار و بدهی طرف حساب‌ها را از منبع قبلی تهیه و به تأیید مسئول همان بخش برسانید. در نسخه جاری، وجود یک دکمه ورود گروهی همه پرونده‌ها از Excel را فرض نکنید؛ برای انتقال گسترده با پشتیبانی هماهنگ کنید.

1. ۱شماره‌ها و نام‌ها را پاک‌سازی کنید و موارد تکراری را پیش از ثبت شناسایی کنید. افراد خانواده با شماره مشترک را بدون بررسی یک بیمار فرض نکنید.
2. ۲شناسه بیمار و پرونده در منبع قبلی و آروبان را در فهرست تطبیق نگه دارید. شماره بایگانی و در صورت مجازبودن شماره نمایشی پرونده را برای ارتباط با پوشه کاغذی ثبت کنید.
3. ۳اطلاعات هویتی و تماس را یک بار وارد کنید و برای هر دوره درمان، پرونده مناسب بسازید.
4. ۴برای حساب باز، روال انتقال مبلغ مبنا و وصول قبلی را با مالی تعیین کنید. روش یا توضیح انتقال سابقه را از دریافت نقدی امروز جدا و تاریخ واقعی را ثبت کنید.
5. ۵اقساطِ باقی‌مانده و وضعیت پرداخت قبلی را با سند تطبیق دهید. وصول قبلی را هم به‌صورت پرداخت عادی و هم پرداخت تازه قسط وارد نکنید.
6. ۶موجودی ابتدای انبار را از شمارش واقعی و امانی نزد لابراتوار را از رسیدهای طرفین ثبت و تأیید کنید.
7. ۷پس از ورود تعداد محدودی پرونده، جمع تعدادها، مانده‌ها، سررسیدها و اسناد را کنترل کنید؛ سپس بقیه را با همان روش ادامه دهید.

انتقال سوابق پزشکی

متن یا فایل قدیمی را با تاریخ و منبع مشخص نگه دارید. پزشک باید در اولین برخورد، اطلاعات مؤثر بر درمان و حساسیت را بازبینی کند؛ انتقال متن قدیمی به معنی تأیید معاینه امروز نیست. برای اسکن گروهی مدارک، نام بیمار و تاریخ هر فایل را قبل از بارگذاری کنترل کنید.

پایان انتقال

پس از تأیید، منبع اصلی ثبت روزانه را آروبان تعیین کنید. نگهداری هم‌زمان دو دفتر دریافتِ مستقل، علت رایج مغایرت است. آرشیو منبع قبلی و نیاز به نگهداری قانونی را طبق سیاست کلینیک حفظ کنید. انتقال یا اصلاح گسترده روی داده واقعی را بدون شمارش و تطبیق نمونه شروع نکنید.